BENTUK ORGANISASI DAN CONTOH ANALISIS PERUSAHAAN BESERTA TANGGUNG JAWAB JABATAN

• Perusahaan Perorangan

Perusahaan perorangan adalah perusahaan yang dijalankan dan dimodali oleh satu orang sebagai pemilik dan penanggung jawab. Utang perusahaan berarti utang pemiliknya. Dengan demikian seluruh harta kekayaan si pemilik jadi jaminan perusahaan. Badan Usaha seperti ini tidak perlu berbadan hukum, walaupun jika ingin, boleh dilakukan.

Keuntungan Perusahaan Perorangan:

1.      Keuntungan menjadi milik sendiri

2.      Mudah mendirikannya

3.      Tidak perlu berbadan hukum

4.      Rahasia perusahaan terjamin

5.      Biaya organisasi rendah, karena organisasi tergolong sederhana

6.      Aktifitasnya relatif simpel

7.      Manajemennya fleksibel

 Sedangkan kekurangannya:

•         Modal tidak terlalu besar
•      Aset pribadi sulit dibedakan dengan aset perusahaan
•      Perusahaan sulit berkembang karena kurangnya ide-ide.
•      Pengelolaan tergantung kemampuan si pemilik.
•      Kelangsungan perusahaan kurang terjamin
•      Tanggung jawab pemilik tidak terbatas

•  Pesekutuan:

Persekutuan dengan firma- Fa

Firma (dari bahasa Belanda venootschap onder firma; secara harfiah: perserikatan dagang antara beberapa perusahaan) atau sering juga disebut Fa, adalah sebuah bentuk persekutuan untuk menjalankan usaha antara dua orang atau lebih dengan memakai nama bersama. Pemiliki firma terdiri dari beberapa orang yang bersekutu dan masing-masing anggota persekutuan menyerahkan kekayaan pribadi sesuai yang tercantum dalam akta pendirian perusahaan.

• Persekutuan komanditer (CV)

Persekutuan Komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) suatu persekutuan yang didirikan oleh seorang atau beberapa orang yang mempercayakan uang atau barang kepada seorang atau beberapa orang yang menjalankan perusahaan dan bertindak sebagai pemimpin.

• Dari pengertian di atas, kita dapat membedakan sekutu menjadi dua bagian:

* Sekutu aktif atau sekutu Komplementer, adalah sekutu yang menjalankan perusahaan dan berhak melakukan perjanjian dengan pihak ketiga. Artinya, semua kebijakan perusahaan dijalankan oleh sekutu aktif. Sekutu aktif sering juga disebut sebagai persero kuasa atau persero pengurus.

* Sekutu Pasif atau sekutu Komanditer, adalah sekutu yang hanya menyertakan modal dalam persekutuan. Jika perusahaan menderita rugi, mereka hanya bertanggung jawab sebatas modal yang disertakan dan begitu juga apabila untung, uang mereka memperoleh terbatas tergantung modal yang mereka berikan. Status Sekutu Komanditer dapat disamakan dengan seorang yang menitipkan modal pada suatu perusahaan, yang hanya menantikan hasil keuntungan dari inbreng yang dimasukan itu, dan tidak ikut campur dalam kepengurusan, pengusahaan, maupun kegiatan usaha perusahaan. Sekutu ini sering juga disebut sebagai persero diam.

Persekutuan komanditer biasanya didirikan dengan akta dan harus didaftarkan. Namun persekutuan ini bukan merupakan badan hukum (sama dengan firma), sehingga tidak memiliki kekayaan sendiri.

• Koperasi 

Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan.

·         Perseroan Terbatas (PT)

·         PT Tertutup

·         PT Terbuka

·         PT Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN)

·         PT Penanaman Modal Asing (PMA)

·         PT Persero

·         Perusahaan Jawatan (Perjan)

·         Perusahaan Umum (Perum)

CONTOH :

ANALISIS JABATAN

Suatu organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada. Posisi pekerjaan yang ada bisa diketahui lewat lowongan-lowongan perusahaan. Untuk keperluan tersebut perlu ditetapkan kriteria yang obyektif dalam melaksanakan pemilihan dalam hal pendidikan, keahlian, pengalaman dan keadaan fisik orang yang diminta masing-masing jabatan. Menurut Dessler (1997), analisis jabatan merupakan prosedur yang menetapkan tugas dari tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

PT.YHAN GROUP merupakan suatu perusahaan lokal di Indonesia yang memproduksi berbagai model furnitur yang serba minimalis dan tampilan inovasi-inovasi yang menjadi daya tarik konsumen tetapi masih bisa memberikan kesan nyaman bagi penggunanya. PT. YHAN GROUP saat ini membutuhkan orang-orang yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan salah satunya yaitu, menjadi perusahaan furnitur nomor satu di Indonesia dan menjadi perusahaan furnitur yang profesional yaitu sebuah perusahaan yang memiliki manajemen tepat guna dalam mengelola organisasi dan menjalankan usaha. Posisi dan analisis jabatan yang dibutuhkan akan dijelaskan sebagai berikut.

PT. YHAN GROUP

Ø  Nama Jabatan : Sekretaris

Kode Jabatan   : SEK-DIR

Tanggal              : 9 November 2012

Penyusun          : Nia Oktaviani

Departemen        : Keuangan

Lokasi               : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu direktur dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan mengoptimalkan sumber-sumber daya yang ada secara profesional dan menguntungkan perusahaan.

Tugas-tugas:

·         Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala direktur.

·         Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun rencana kerja dan anggaran dari tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui direktur.

·         Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan bulanan tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui direktur.

·         Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan tahunan dari tiap departemen.

·         Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat direktur

·         Melaksanakan tugas lain yang relevan sesuai dengan instruksi atasan.

Wewenang:

·         Menerima atau menolak tamu direktur.

·         Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap departemen.

Tanggung Jawab:

·         Melaksanakan pengaturan jadwal atau agenda kegiatan direktur.

·         Melaksanakan penyiapan bahan kegiatan direktur.

·         Melaksanakan administrasi dan arsip direktur.

·         Menerima dan membalas telepon untuk direktur.

Ø  Nama Jabatan : Manajer Produksi

Kode Jabatan               : MP

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Henry Siahaan

Departemen                 : Teknik

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

 Fungsi:

Mengelola fungsi produksi untuk memastikan proses produksi dan produk selalu memenuhi persyaratan pembeli atau pelanggan dan sasaran perusahaan.

Tugas-tugas:

·         Memastikan pencapaian sasaran mutu produksi.

·         Menetapkan kebijakan produksi.

·         Memastikan kesiapan semua peralatan produksi tepat waktu.

·         Menetapkan rencana prosesproduksi sesuai persyaratan produk & memastikan pelaksanaannya.

·         Membuat dan menetapkan prosedur & instruksi kerja yang terkait dengan produksi.

·         Memastikan pelaksanaan produksi tepat waktu.

·         Melakukan review kinerja produksi secara periodik sesuai kebutuhan perusahaan atau permintaan manajemen.

Wewenang:

·         Kewenangan untuk menentukan strategi dan pelaksanaan produksi.

·         Mengusulkan promosi dan memberi teguran atau peringatan secara lisan dan tertulis               kepada setiap personil di bawahnya             .

Tanggung Jawab:

·         Memastikan pengendalian dokumen yang terkait dengan produksi.

·         Menghadiri rapat-rapat manajemen atau rapat lain di perusahaan.

·         Memberikan pelatihan di bidang produksi atau bidang lain yang dikuasainya.

·         Menjaga komunikasi dan koordinasi dengan semua pihak yang terkait dengan produksi.

·         Memastikan pemeliharaan peralatan produksi sesuai ketentuan.

·         Melaksanakan tugas yang ditetapkan sendiri dan disetujui atasan atau tugas tambahan yang diberikan oleh atasan.

Ø  Nama Jabatan : Senior Production Engineer

Kode Jabatan     : SPE

Tanggal                : 9 November 2012

Penyusun            : Henry Siahaan

Departemen      : Teknik

Lokasi                  : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Mengawasi, memproduksi dan mengoperasionalkan perlengkapan mesin dan akuisisi peralatan mesin untuk dokumen proyek perusahaan dan kegiatan atau pelaporan organisasi.

Tugas-tugas:

·         Mengoperasikan dan melakukan pemeliharaan mesin.

·         Melakukan pengambilan data kegiatan untuk proyek perusahaan dan kegiatan  organisasi lainnya.

·         Mengawasi dan memberikan bimbingan teknis kepada staf atau tim yang mengoperasikan mesin.

·         Menyiapkan laporan hasil produksi untuk diperiksa oleh atasan dan memproduksi sesuai kebutuhan.

 Wewenang:

·         Mengawasi dan memberikan bimbingan teknis kepada staf atau tim yang mengoperasikan mesin.

·         Tanggung Jawab:

·         Bertanggung jawab atas pengoperasian dan pemeliharaan mesin.

Bertanggung jawab atas laporan hasil produksi untuk diperiksa oleh atasan dan memproduksi sesuai kebutuhan.

Ø  Nama Jabatan : Technical Service Manager

Kode Jabatan               : TSM

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Henry Siahaan

Departemen                 : Teknik

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Mengantisipasi dan mengatasi permasalahan teknis yang timbul pada produk, membantu dalam mempromosikan produk serta memberikan perbaikan yang diperlukan untuk kepuasan pelanggan.

Tugas-tugas:

·         Mereview dan menganalisa masalah yang timbul untuk dapat menyusun pemecahan masalahnya.

·         Melakukan kunjungan kepada pelanggan untuk mengetahui kepuasan pelanggan terhadap produk.

·         Menerima keluhan pelanggan atas produk serta membuat analisa pemecahannya.

·         Mengatasi kendala atau permasalahan yang timbul yang terkait langsung dengan produk.

·         Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan.

Wewenang:

·         Menentukan harga sesuai dengan hasil analisa pasar dan kekuatan proyek.

·         Menangani masalah strategis dalam permasalahan piutang

·         Menerapkan analisa dan pengembangan produk

Tanggung Jawab:

·         Bertanggung jawab atas pengendalian area pemasaran, pengeluaran, biaya operasional, pemasukan, penggunaan aset komputer

Ø  Nama Jabatan : Process & Improvement Engineer

Kode Jabatan               : PIE

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Henry Siahaan

Departemen                 : Teknik

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Melakukan pengadaan-pengadaan atau proyek yang bermanfaat bagi perusahaan. Misalkan pengadaan mesin yang lebih bagus teknologinya sehingga fungsi bagian ini lebih terhadap pengadaan proyek untukmeningkatkan produktifitas produksi.

Tugas-tugas:

·         Melakukan penelitian proyek-proyek yang akan dikembangkan

·         Melakukan audit terhadap temuan yang ada dilapangan atau area produksi

·         Melakukan workshop mengenai proyek-proyek tersebut.

Wewenang:

·         Berhak melakukan atau menciptakan ide-ide untuk membangun agar lebih baik lagi mengenai proyek yang telah di buat.

Tanggung Jawab:

·         Bertanggung jawab terhadap apa yang telah dilakukan terhadap proyek-proyek yang telah dibuat. Bertanggung jawab langsung terhadap audit di lapangan.

Ø  Nama Jabatan : Logistic and Planning Manager

Kode Jabatan     : LPM

Tanggal                : 9 November 2012

Penyusun            : Nia Oktaviani

Departemen      : Keuangan

Lokasi                  : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur 

Fungsi:

Mengelola operasi organisasi, memastikan pencapaian rencana program atau proyek dan penyerapan anggaran. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan barang termasuk persediaan dan pembelian agar proses permintaan dan pengadaan barang dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, efisien dan efektif. Mengelola aset proyek, mengatur pemakaian ruangan, kendaraan operasional dan menyiapkan logistik untuk kegiatan dan rapat.

Tugas-tugas:

·         Menyusun, bersama-sama dengan penanggung jawab logistik atau finance director, kebijakan dan strategi logistik organisai untuk menjadi acuan dalam pengelolaan logistik dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap divisi.

·         Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.

·         Mengumpulkan informasi tingkat persediaan secara berkala dan menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat di organisasi atau divisi.

·         Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap divisi, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok agar barang dapat diterima sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.

·         Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.

·         Memantau dan mengelola kegiatan dan pelaksanaan proyek atau program kerja organisasi secara berkala dan memberikan laporan langsung kepada atasan.

·         Mengatur operasional kendaraan operasional, penggunaan ruangan dan pemakaian aset proyek atau organisasi. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan terhadap seluruh aset proyek atau organisasi termasuk merencanakan kebutuhan dananya.

Wewenang:

·         Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang atau dokumen dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta barang atau dokumen diterima sesuai dengan yang telah ditentukan.

Tanggung Jawab:

Bertanggung jawab untuk merancang sistem peningkatan kinerja yang digunakan untuk mempercepat proses pelaksanaan dan penyerapan anggaran.

Ø  Nama Jabatan : Finance & Accounting Manager

Kode Jabatan               : FAM

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Nia Oktaviani

Departemen                 : Keuangan

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target keuangan perusahaan.

Tugas-tugas:

·         Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

·         Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan, terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

·         Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.

·         Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

·         Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

Wewenang:

·         Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

·         Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Tanggung Jawab:

Bertanggung jawab atas kelancaran biaya operasional dan modal perusahaan serta menstabilitaskan jumlah transaksi per tahun dan jumlah bawahan.

Ø  Nama Jabatan : Purchasing Manager

Kode Jabatan               : PM

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Nia Oktaviani

Departemen                 : Keuangan

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pembelian material produksi dan non-produksi berdasarkan jadwal permintaan pembelian sesuai kebutuhan perusahaan yang telah ditetapkan dalam anggaran.

Tugas-tugas:

·         Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulanan.

·         Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan.

·         Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi pemasok.

·         Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan pengeluaran tersebut.

·         Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran.

·         Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan administrasi kasir.

Wewenang:

·         Melakukan negosiasi harga berdasarkan analisa harga pasar.

·         Persetujuan pembelian dengan batas harga tertentu dan tidak terkait dengan investasi.

·         Seleksi pemasok.

Tanggung Jawab:

·         Bertanggung jawab atas proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian.

·         Bertanggung jawab atas koordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi barang dan waktu pengiriman.

Ø  Nama Jabatan : Area Sales Manager

Kode Jabatan               : ASM

Tanggal                        : 9 November 2012

Penyusun                     : Asep Reza

Departemen                 : Pemasaran

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S&M Supervisor(s) untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

Tugas-tugas:

·         Memonitor perolehan order serta merangkumkan peramalan untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.

·         Memonitor jumlah stok seluruh Dept. Pemasaran untuk memastikan umur stok perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.

·         Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan.

·         Menganalisa dan memberikan arah pengembangan desain & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar.

·         Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh sales teamuntuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.

·         Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan dalam perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.

Wewenang:

·         Menentukan harga jual, produk yang akan dirilis, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

Tanggung Jawab:

Bertanggung jawab atas data dan informasi kondisi program kerja penjualan dan pencapaiannya.

Bertanggung jawab atas keberhasilan program promosi.

Ø  Nama Jabatan : Customer Service Manager           

Kode Jabatan               : CSM

Tangga                         : 9 November 2012

Penyusun                     : Asep Reza

Departemen                 : Pemasaran

Lokasi                          : Jl. Raya Pulo Gadung Km 25 No 1 Cakung, Jakarta Timur

Fungsi:

Mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan pelayanan pelanggan dan penjaminan kualitas di areanya, untuk memastikan tercapainya kepuasan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan.

Tugas-tugas:

·         Menyusun program dan kegiatan pelayanan pelanggan dan penjaminan kualitas di areanya sesuai dengan kebijakan dan strategi perusahaan untuk memastikan setiap personil di cabang memiliki kemampuan yang tinggi dalam merespons kebutuhan pelanggan.

·         Mengimplementasikan standar garansi mutu produk kepada pelanggan di semua cabang di areanya untuk meningkatkan keyakinan dan kepuasan pelanggan terhadap produk perusahaan.

·         Mengumpulkan dan menyampaikan data dan informasi mengenai permintaan pelanggan dan catatan keluhan pelanggan dari seluruh cabang kepadaCommercial Director, sesuai dengan format yang telah ditentukan, untuk menjadi masukan bagi korporat dalam menganalisa kapabilitas semua area dalam pelayanan pelanggan.

·         Melaksanakan survei kepuasan pelanggan di setiap cabang di areanya untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan di masing-masing cabang dan secara keseluruhan area sebagai landasan untuk meningkatkan pelayanan pelanggan.

·         Menyusun dan mengusulkan anggaran biaya Customer Service untuk areanya dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.

Wewenang:

Mengarahkan dan mengkoordinasikan operasional pelayanan pelanggan di seluruh cabang untuk mencapai target standar pelayanan dalam pra penjualan (informasi produk, permintaan pembelian, dll), penjualan (pembayaran, penerimaan produk, dll) dan pasca penjualan (penanganan keluhan, layanan teknis, dll) yang telah ditentukan untuk setiap cabang.

Tanggung Jawab:

·         Bertanggung jawab atas kelancaran program dan kegiatan pelayanan pelanggan dan penjaminan kualitas informasi di setiap area.

·         Bertanggung jawab atas anggaran biaya customer service yang dikeluarkan.


sumber :www.gunadarma.ac.id
http://yuliantojakarta.wordpress.com/2013/01/20/analisis-jabatan/
http://pralitaputrinoviari.wordpress.com/2013/04/29/bentuk-bentuk-organisasi-perusahaan/